Voorbereiden van het toernooi

Voorbereiden toernooi
Naast de trainingen en de wedstrijden ben ik ook op kantoor of in de stad druk bezig geweest met het organiseren van het toernooi dat afgelopen week heeft plaatsgevonden. Dit toernooi heet Chipkizi Cup (Chipukizi is Swahili voor jeugd) dus eigenlijk is dit een jeugdtoernooi, actually one of the biggest of East-Africa. Aan zo’n toernooi gaat dan ook een hoop voorbereiding vooraf. Op de eerste maandag na mijn aankomst (dus op maandag 20 november en 3,5 weken voor het toernooi) had ik mijn eerste vergadering met het team. Deze vergadering zou om 9.00u beginnen in het huis van Alfred. Omdat ik natuurlijk nog niet wist waar dit was, zou ik door Thomas om 8.45 worden opgehaald vanaf de main road. Echter om 8.50 was er nog geen Thomas te zien. Ook om 9.00u was er nog geen Thomas te zien. Uiteindelijk kwam hij iets over 9.00u aangelopen vanaf Alfreds huis, omdat hij zelf aan de late kant was had hij een Piki-Piki (motor) genomen en was mij glad vergeten. Uiteindelijk om 9.15 waren wij dus bij Alfred thuis en kon de vergadering beginnen. In deze vergadering werden de taken die afgelopen jaar in het draaiboek stonden verdeeld over de personen die mee zouden helpen met het organiseren. De komende weken zouden voor mij in het teken staan van het maken van een plattegrond voor de velden, het bijwerken van de inschrijvingen (samen met Suzan), het maken van een wedstrijdschema, het uitzoeken van de bekers (samen met Thomas), het bedenken van prijzen voor individuele spelers (zoals topscorer en beste speler) en het voorbereiden van een schietwedstrijd waarbij van iedereen de snelheid gemeten kan worden en dan de winner iets zou kunnen winnen.

Fieldmap
Het maken van het fieldmap was best een lastig klusje. Allereerst had ik de oppervlakte van het hele veld gemeten. Vervolgens heb ik de locatie van objecten, die wel eens in de weg zouden kunnen staan, opgemeten (zoals rugbypalen, volleybalpalen en een betonnen plaat midden op het veld dat gebruikt wordt voor cricket). Vervolgens heb ik geprobeerd om op de meest efficiënte manier alle velden in te passen. Uiteindelijk resulteerde dit in een grasveld met in totaal 9 velden, namelijk 1 voor U17 en U20, 1 voor U15 en U20 girls, 2 voor U13, 2 voor U11, 2 voor U11 en 1 voor U7.
Op dinsdag (de dag voor het toernooi begon) hebben wij ten slotte deze fieldmap ook werkelijkheid laten worden door de velden met kalklijnen te markeren.

Bijwerken van inschrijvingen
Deze opdracht zou ik samen met Suzan uitvoeren. Op het moment dat ik het bestand zag waarin zij de inschrijvingen bijhoudt, kreeg ik een klein beetje kriebels. Alle informatie zoals bijvoorbeeld naam adres contactgegevens stond allemaal in 1 excel-sheet. Ohja, dan achteraan deze gegevens stond dan in 1 cel aangegeven hoeveel teams deze club had opgegeven en voor welke categorieën met daarachter de conclusie of ze al hadden betaald of nog niet. Een bestand waar zoveel informatie in staat dat je niet duidelijk kan zien of iemand zich heeft ingeschreven en hoeveel teams er totaal ingeschreven waren per categorie. Helaas was het al zo kortdag dat je ook niet echt meer de tijd had om een nieuw bestand te maken dat wel overzichtelijk is enzo. Daarom hadden we er maar voor gekozen om zo goed mogelijk met dit bestand te gaan werken en te hopen dat we niks over het hoofd zouden zien. In Januari is er dan vast wel weer tijd om dit bestand te verbeteren.

Het maken van een wedstrijdschema
Dit was het 7e jaar op rij dat de Chipkizi-Cup georganiseerd zou worden, je zou dus wel verwachten dat van sommige dingen (zoals een wedstrijdschema) wel templates beschikbaar waren. Echter was het aan Sander de taak om een compleet nieuw schema in elkaar te draaien voor alle categorieën. Echter wisten wij nog niet hoeveel teams er zouden komen, laat staan hoeveel voor welke categorieën aanwezig zouden zijn. Voor elke categorie was het dus noodzaak om minimaal 10 verschillende schema’s te maken. Elk voor wanneer er een bepaald aantal teams op zouden komen dagen. Een hoop werk dus, waarvan ik ook al weet dat ik dit in Januari verder uit ga werken zodat dit volgende keer een stuk makkelijker zal gaan.

Bekers, individuele prijzen en schietcompetitie
Naast deze grote opdrachten die ik uit moest voren voor het toernooi had ik ook nog deze kleinere opdrachten op mij genomen. Ik ben samen met Thomas de stad ingegaan voor de bekers. Daar hebben wij echt een heleboel grote en mooie bekers gezien, dat is echt niet normaal. Ondanks dat er af en toe een gebrek is aan geld, moeten er natuurlijk wel grote bekers gekocht worden om uit te kunnen reiken. In totaal hebben wij dan ook bijna één miljoen TSH besteed aan 19 bekers (achttien prijzen voor de winnaar en nummer 2 van het toernooi en 1 prijs voor het team dat zich het meest hield aan fair play). Daarnaast hadden wij tezamen nog besloten dat er voor elke categorie twee medailles zouden zijn voor topscorer en beste speler. Naast deze prijzen moest er ook nog een prijs voor de schietcompetitie worden bedacht. Hiervoor hadden wij besloten om de winnaar een heel Ajax tenue te geven.

Al met al dus best wel een hoop om voor te bereiden. Zeker als je maar 3,5 weken de tijd hebt en de mentaliteit hier vooral te typeren is door Pole Pole (doe maar rustig aan).